給与計算業務編賢い保険請求ソフトの選び方・運用方法

■ VOL.９　口座振替編

「有限会社アクセスケア」さん

有限会社アクセスケアは、2005年7月開設の新しい介護事業所。異業種経歴の社長が親の介護経験を通じて、ケアマネジャーである奥様と二人三脚で介護業界へ新規参入した。横浜市の住宅街に事業所を構え、利用者・ヘルパーともに少数ながらもアットホームなイメージを大切に、訪問介護、予防訪問介護、居宅介護支援事業を展開する。介護事業者としての歴史は浅いが、小規模多ならではの特長を生かし、利用者一人ひとりに対して密度の濃いサービスを提供している。

スタッフ数：常勤4名、非常勤16名（ヘルパー含む）
利用者数：訪問介護50名（予防含む）、居宅介護33名
サービス対象エリア：横浜市鶴見区、川崎市幸区、川崎市川崎区

保険請求ソフトを導入した経緯

有限会社アクセスケア
代表取締役　田村大さん

家賃や人件費など新設のための経費がかさんだアクセスケアでは、収益の見通しがつくまでは少数精鋭での運営を強いられる。常勤のスタッフは、社長の田村氏を含めて計4人という現状で、訪問介護計画書の作成や実績管理、ヘルパーの給与計算など、事務作業が負担となっていた。特に利用者1割負担金の回収は、スタッフの外出により社内業務が滞ってしまうため、業務全般の効率化が求められていた。そこで田村氏は、一連の訪問介護業務を支える保険請求ソフトが不可欠と考え、導入を決意した。

保険請求ソフトの選定のポイント

アクセスケアは、アセスメントやケアプランの作成などには、居宅介護支援事業所向けのソフト「ケアマネくん」をすでに使用していたため、訪問介護事業向けのソフト導入も既存ソフトにリンクできることが必須条件だった。そこで「ケアマネくん」に連動する「介舟ファミリー」が選択された。

介舟ファミリーに着目した理由は以下の３点。

「ケアマネくん」と介舟ファミリーで互換性があるので、利用者基本情報などデータの出入力が１度で済む。
LAN対応で複数のスタッフが同時に使用できるので、他のスタッフが作業を終了するまで待つなど無駄な時間がない。
シフト表に連動したヘルパーの月次訪問予定、利用者の1割負担金口座引落しやヘルパー給与計算機能など、訪問介護に必要な業務を一元管理できる。

ソフト導入から、作業担当者の操作の適応まで

介舟ファミリーの導入により、手集金だった利用者1割負担金は利用者の8割が口座振替となった。口座振替業務を開始した2007年2月当初はサポートセンターへ問い合わせたりしたが、翌月以降には質問することもなくなった。その他の機能についても介舟ファミリーの簡便性に加え、ルーティンワークとしてこなすことによって短期で習得できた。
訪問スケジュールは毎月23日に作成し、4日後には利用者へ予定表を提供できるようになった。ヘルパーに対してもスケジュール表配布に合わせて給与計算が行えるようになり給与明細も同封できるスピード化が図れた。

ソフト導入後の効果

利用者1割負担金を手集金していた当初は、1、2人のスタッフが毎月25日から月末にかけて1日に8件ほど利用者宅を訪問していた。実績や請求業務など月末の繁忙期に重なるスタッフの外出は、事務作業が滞る一因だったが、利用者50人中40人が口座振替になったため、手回収による集金は10人のみとなった。

振込みによる利用者１割負担金の回収は、本人や家族が金融機関へ出向く必要があるので、未回収になる可能性もあり、その場合、事業者は督促することになる。口座振替なら外出することなく支払いが可能なため利用者の負担もない。

口座振替なら本人や家族に対し、利用者1割負担金の支払い履歴を明確に開示でき、支払い状況も事業者・利用者双方で把握しやすい。

利用者の年金受給口座が利用者1割負担金の振替口座と一致している場合は、利用者側に収支が把握しやすく利便性も高い。

介舟ファミリーを使用しての感想

Ｑ：「介舟ファミリー」の使い勝手は、いかがですか？

Ａ：1つのソフトで必要な帳票類が全てそろうのが便利です。ヘルパーの複雑なシフトも簡単に印刷できるので休日も持ち歩いています。緊急時に備えスケジュールを把握できるので安心感があります。ホワイトボードなどでのシフト管理では無理ですね。また介舟ファミリーの画面操作では訪問計画と実績が一致していない部分が黄色で、介護認定の期限切れが赤色で表示されるなど、注意すべき個所が色別で見やすい点も気に入っています。見落としたくない細かい点がよく工夫されていると思います。
また、弊社は起業から2年目を迎えた昨年、収益的にやっと軌道に乗ったばかりですが、コスト面では毎月2万5,000円という、小さな事業所でも無理せずに購入できたリーズナブルな料金も非常に助かっています。

<豊富な帳票類の一例>

月間スケジュール表スタッフ

お客様スケジュール確認票

Ｑ：不具合が生じる頻度とその対応についてはいかがですか？

Ａ：不具合ではないのですが、現在も月に1回くらいサポートセンターへ電話しています。操作性の質問ではなく、“こうなるともっと便利かも”というような意見ですね。サポートセンターの方も多忙だと思いますがよく聞いてくれます（笑）。また、サポートセンターへ電話する時は画面を操作しながらかけるので、説明を受けながら画面が切り替わるまで待ってもらう時間が生じますが、スタッフの方は辛抱強くゆっくり待っていてくれるのでありがたい。私が逆の立場だったら、さぞかしイライラすることでしょう。弊社は新規参入した事業所ですから開設当初は質問の範囲も多岐にわたったと思いますが、いずれも即答してくれたことが記憶に残ります。

Ｑ：「介舟ファミリー」を導入して良かった点、今後改善して欲しい点など、ご意見・ご感想をお聞かせ下さい。

Ａ：少人数で切り盛りしている弊社では、月に1度の利用者1割負担金の集金すら多大な負担だったので、介舟ファミリーの口座振替機能を導入して時間と人員が効率化されて満足しています。実は弊社では利用者1割負担金を全員分、手集金していた頃も回収率は100％だったのです。訪問介護事業では現金回収から口座振替にして回収率が向上した、とよくいわれますから、弊社は珍しいケースでしょう。確かに50人というご利用者様数は訪問介護事業者としては少ない方ですから、100％の現金回収が可能のように思われるかもしれません。しかし、｢集金のアポを取っていたのに訪問したら不在｣とか「お金が用意できてない」と未回収に終わった経験は皆さん、お持ちではないでしょうか。弊社ではそうしたことは開業以来1度もありません。サービス時に在宅されていることは当然ですが、集金の約束も確実に守っていただけることが、ご利用者やご家族との信頼関係を証明していると自負しています。

口座振替によって現金を直接回収するご利用者様も少なくなりましたが、「顔を合わせたい」「少しでもいいから話がしたい」という理由で現金回収を選択される方々のお声をありがたいと思います。介舟ファミリーの導入で業務全般にわたり効率化が進みましたが、余裕ができても事業拡大などは毛頭ありません。住み慣れた町や家で暮らし続けることを望む方々に、良質なサービスを提供できるよう、これからも少人数で手厚い介護を目指したいと思います。

Ｑ：最後に「介舟ファミリー」の評価をお聞かせ下さい。

Ａ：93点。ほぼ満足しています。今後は、4月に発売された居宅介護支援ソフトにアセスメントを作成する機能があれば、より使いやすくなると思いますよ。