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現場発!CMOライター

管理者はつらいよ(3)
だから仕事が終わらない!「ケアマネジメントその前に」

ふくろうカフェ
2020/03/25 配信

都内で居宅介護支援事業所の管理者をやっている、ふくろうカフェです。管理者として働くようになって約14年、いつも不思議に感じているものがありました。

管理者はつらいよ

瞬間移動?移動時間がない訪問予定表

ほかでもない、ケアマネジャーのスケジュール表です。例えば朝から夕方まで、ほとんど30分単位で利用者様の名前がぎっしり記載されているスケジュールがありました。きっとモニタリングのための訪問予定でしょう。その熱意には頭が下がりましたが、同時に不安も覚えました。「一体、どうやって移動しているの?移動のための時間はどのくらい?」と。その人が瞬間移動の術でも心得ていない限り、モニタリングのための滞在時間は、恐ろしく短くなってしまいます(汗)。

逆に予定表は真っ白なのに、なぜか当人が事務所にいない、という日も…。とにかく、予定があってない様な、不思議なスケジュールが当たり前のように存在するのです。

面談以外の時間を削る4つの取り組み

ケアマネは、利用者様との面談以外にもたくさんの事務をこなさなければなりません。というより、面談以外の事務の方が多いのが現実です。利用者様と信頼関係を築き、より良い支援をするためには、面談時間以外の業務をどこまで効率化できるかが、とても大切です。

そこで私の事業所では、毎週金曜日にミーティングを行い、「週末に緊急事態が発生しそうなケース」など、休日中の対応策を共有することにしました。さらにミーティングでは、目標に対する利用者様の進捗について話し合った上で、モニタリングの内容や、なぜそのプランを位置付けたかなども共有します。そうすることで次のモニタリング訪問の時期や内容、注意事項などを決めたり確認したりできます。

また、会議については、開催予定だけでなく、その後の事務作業の予定もスケジュールに入れておきます。会議録の作成や計画書の交付、利用票提供票送付など、会議に付随する事務時間も必ず必要ですから。

日々の支援経過の記録も、積み上がるとかなり時間が必要です。一週間に1時間など、まとまった時間を予定として設定しておくと、忘れることもなく実行できると思います。予定を入れる際には見込みの時間×1.2倍の時間で予定を組みます。そうすることで、ちょっとの遅れにも対応できますし、臨時の対応が入った際にも調整する余裕が生まれます。

逆に言えば、そうした事務時間を予定に入れておかないから、日々飛び込んでくる業務に必要な事務作業時間がどんどん削られるのです。その結果、「予定はスカスカなのに仕事が終わらない」といった状況に陥り、バタバタした1か月を過ごすことになってしまうのです。

各種業務のスケジュールを組むことと同じくらい大事な事があります。予定をいれたら予定通り実行する事です。「何を、当たり前な事を…」と思われるかもしれませんが、少し思い出して下さい。ミーティングやカンファレンス中に、電話対応に追われたりしてしませんか?そういう時には「会議中なので〇分後に折り返しとなりますが、急ぎですか」と尋ねてみてください。折り返しの連絡で問題ない場合がほとんどのはず。立てた計画は出来る限り計画通りに実施しましょう。

まとめ
1・モニタリングを元に予定を組む
2・移動時間や事務時間等全ての業務を可視化する
3・予定は見込みの1.2倍
4・計画通り実行できるよう、仕組みを作る

ちなみに、私の事業所では、この4つの取り組みを心掛けたことで、「スタンプラリーのように印鑑をもらうだけの訪問が減った上、モニタリングの内容も充実するようになった」との声が上がっています。さらに「各種の作業に必要な時間を意識するようになったことで、作業時間そのものも短縮できている」という声も。皆様の事業所でも、ぜひ試してみて下さい!

ふくろうカフェ

ふくろうカフェ
東京都内在住の管理者。ケアマネ歴・管理者歴は約14年。

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