介護医療院の施設ケアマネをしております。前任者の退職にて急遽着任しましたが、引き継ぎ期間がほぼ無く、前任の方のやり方をなぞりながら日々勉強しております。

居宅の場合、担当者会議が実施できない時に照会をされると思うのですが、施設の場合も同施設内の担当職員(介、看、リハ、栄養)それぞれに照会の回答内容を記載してもらい、プラン確定→ケアマネから家族へ説明とサインをいただく(面会時または郵送)
の形で担当者会議の実施としても良いのでしょうか？(もちろん常時ではなく、都合がつかない時の対応として、です)

ケアプラン作成前にフロア全員でモニタリング(ケアカンファ)を行い、日頃から口頭でも情報共有しています。作成したプランは勝手に見れるようにしているので、フロア職員も各自目を通しています。何かあれば都度伝えてくれます。そのような状況でプランの内容自体には影響しないと思うのですが、原案を確定させる形式的なプロセスとして書面を残さないといけないと思うのです。

ちなみに、モニタリング時に各職種A4用紙いっぱいにこの3ヶ月の様子や今後こうしたい、など、各職種のアセスメントをそれぞれ書いて私に渡してくださいますので、書かれた内容とモニタリングで話し合ったこと、自分のアセスメントを基にプラン作成しています。

当施設において担当者会議を実施しないデメリットとは、家族と各職種が会議として話し合う場がない、(面会に来る家族とは日頃から話をしています)、面会に来ない家族は呼び出さないと直接話せない(呼び出しても来ない人は来ないですが)、Drから家族へ定期的に説明する機会がない(家族希望時や特変あれば適宜ムンテラを行っています)といったところです。

正直なところ、同じフロア内に全職種いて普段からコミュニケーションが取れている分、モニタリングも担当者会議も形式上わざわざ時間を設けています。やるからにはちゃんとやるので、職員の負担を増やしている現状もあります。(皆さん文句言わず丁寧にして下さいます)

少し脱線してしまいましたが、この場合、照会文を記録に残していれば、担当者会議に代えることは可能でしょうか。

業務の見直しはぼちぼち行っていくとして、まずは照会と担当者会議についてご教授くださると幸いです。よろしくお願いいたします。