算定要件の徹底解説、今回のテーマは「設備基準」です。指定居宅介護支援事業所は、一定の広さを持つ専用の区画のほか、居宅介護支援の提供に必要な設備・備品等を備えておかなければなりません。一つ一つ確認していきましょう。

1. 事務室

事業所は、ケアマネジャーが居宅介護支援を行う際の拠点となる場所です。このため、サービスの利用申し込み等を管理者が行い、サービス提供時に必要な帳簿類を保管し、利用者からの相談などにも対応できる設備や備品の存在が欠かせません。

事業所内には、事業の運営に必要な広さを持つ専用の事務室を設けることが「望ましい」とされています。事務室では、必要な数の職員や設備・備品の収容はもちろん、サービス担当者会議等に対応できるスペースも確保します。また利用者の出入りも想定し、使いやすい構造にする必要があります。

訪問介護など、別の事業も行っている場合、居宅介護支援の事務室が、他の事業の事務所と同じ部屋になっても差し支えありません。なお、複数の事業を運営する事業所でも、業務に支障がなければ、机で分けるなど、簡単な区画を設けるだけで良いとされていますが、どの場所がどの事業に対応しているかを明示しなければなりません。

2. 相談室

相談室は、相談内容が漏えいしないように配慮する必要がある一方、利用者が直接出入りできるなど、利用しやすい構造にしなければなりません。個室でない場合はパーティションで区切るなど、利用者のプライバシーに十分配慮してください。

3. 会議室

サービス担当者会議の開催などに対応するため、会議室として適切なスペースを確保しなければなりません。相談室との兼用も可能ですが、多職種が集まれるだけの広さが必要です。その場合、事業所の見取り図には「相談室兼会議室」と記載します。

4. 必要な設備・備品

事務机やパソコンなど、居宅介護支援事業を行うために必要な備品を確保してください。例えば、居宅サービス計画書を格納する鍵付きのキャビネット、電話、ファクス、パソコン、コピー機などがそれに当たります。他の事業所や施設などと同一敷地内にあり、事業の運営や業務に支障がない場合、備品の共用が認められます。

利用者の個人情報が記載された書類は、鍵の付いたロッカーなどに保管することが求められます。個人ファイルや書類が机の上に出し放しになっていたり、ロッカーに入りきらない書類を、扉の無い本棚などに積み上げたりすることは厳禁です。実地指導では、ロッカーの鍵の保管状況や鍵を掛けるタイミングなどもチェックされるので、どの職員に尋ねても答えられる状態にしておく必要があります。

また、施設等で利用者のマイナンバーカードなどを預かる場合は、金庫に保管した上で、特定の職員しか開けることができないようにするなど、厳格な保管体制を構築しましょう。

5. 届け出時の見取り図との相違

許認可時に提出した事業所の見取り図と、現在の配置との間に相違はないでしょうか。事務室として届け出ていた部屋が、併設するデイサービス事業所の静養室として使用されているなど、許認可後に用途が変わった場合は、変更の届け出が必要です。

役所で届け出が確認できない場合は、速やかに書類を提出しましょう。実地指導で未提出を指摘されると、運営基準違反に問われることになります。

高齢者住宅に併設されている事業所の場合、介護サービス部分と住居スペースとの混同がないかなどを確認しましょう。また、居宅介護支援サービスと直接関係の無い備品を事業所内に置くことも厳禁です。その専有面積によっては、設備基準が定める事業所面積に含めることができなくなり、設備基準違反に問われる場合があります。

6. 届け出の住所と違う場所で運営

自宅等に事業所を併設し、1階は居宅介護支援事業所、2階は自宅などとして届け出ているものの、実際は、2階の部屋に書類やパソコンを置き、実質的な事務所になっているなど、許認可を受けた場所以外で事業所が運営されている場合も、行政処分の対象になることがあります。